オフィスDXとは？4つの事例＋αとメリットを徹底解説
近年ますます注目を集めるDX（デジタルトランスフォーメーション）。なかでもオフィスのデジタル化に注目したのが、オフィスDXです。
この記事では、オフィスDXとはなにかを軽く解説した上で、4つの事例を共有します。導入する際のポイントや注意点、おすすめのツールもあわせて紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
そもそもオフィスDXの定義とは？
「オフィスDX」に厳密な定義はありません。今回は、「オフィスで行われる業務のデジタル化」という意味でオフィスDXを取り扱います。
しかし、そもそもDXとは何でしょうか。DXは、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略。直訳すると、「デジタルへの変革」となります。経済産業省が公表した「DX推進指標」によれば、DXは次のように定義されています。
「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」
（引用元：「DX 推進指標」とそのガイダンス）
端的に言えば、DXの狙いは「デジタルへの変革を通じて、競争力を向上させること」。単なるデジタル化を指す言葉ではなく、競争上の優位性を確立するための概念であることを覚えておきましょう。
またDXは、商品・サービスの改善（改革）を行い、競争力を高める「攻めのDX」と、デジタル化等を通じて、業務を効率化する「守りのDX」の2種類に分けられます。
今回紹介するオフィスDXは「守りのDX」に分類されます。攻めのDXと比較して外部要因の影響を受けにくいので、比較的導入の難易度が低いのが特徴です。
オフィスDX化の事例4選＋α
ここからは、オフィスDXの事例を4選紹介していきます。
もちろん、これらの事例をいきなり真似すればいいというわけではありません。DXを実現するためには、会社全体のリテラシー教育や組織の構築が不可欠。導入の前に、こちらの記事もチェックしてみてください。
無人受付機の導入で負担削減
無人受付機は、オフィスの受付業務の負担を削減できるシステムです。担当者が受付に常駐する必要がなくなるため、人件費の削減が期待できます。また受付情報をクラウドに記録してくれるシステムを選べば、来客管理の負担も削減可能。
iPadなどのタブレット端末とスペースさえあれば、簡単に導入できるのも魅力です。
書類の電子化で経費申請・請求書作成をスムーズに
「ペーパーレス」「デジタル化」という言葉をよく聞くようになり、注目される書類の電子化。書類を管理する手間や場所を大幅に削減することができます。
「請求書」は「経費申請」などの書類の電子化は、会社全体を巻き込むシステムの導入や、仕組みの改変が必要になります。一方「会議資料」は、印刷をやめて、PCやタブレットで閲覧してもらうだけで実現できます。どこまで電子化するかは、費用対効果を見極め、よく検討するようにしましょう。
クラウドによる勤怠管理で労働環境を見える化
勤怠管理をタイムカードや紙で行っているなら、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。紙の勤怠管理と比べて労働環境が見える化しやすくなるので、未然に長時間残業を防いだり、不正な打刻を防止したりしやすくなります。
またスマートフォンからの操作に対応している勤怠管理システムなら、外出先や自宅からでも勤怠を記録できます。勤怠管理の手間を省くことで、本来の業務により多くの時間をさけるようになるでしょう。
社外の電話転送でテレワークをスムーズに
固定電話宛の着信を指定した電話機（携帯電話・固定電話など）に転送できるのが、電話転送システムです。テレワークをしていても会社宛の電話を取れるので、出社の必要性が下がります。やむを得ず顧客に個人の携帯番号を教える必要もありません。
自動で電話履歴を記録してくれる機能や、電話料金（通信費）を自動で会社宛に請求してくれる機能など、便利な機能がついてくるサービスもあります。
部署に合わせたDX化
紹介した事例以外にも、DX化を検討できるオフィス業務はさまざまです。
たとえば在庫管理システムは、在庫や備品の管理を行う部署にぴったり。在庫をカウントする際、発注する際の人為的なミスを避けることができるだけでなく、データ・AIを活用して発注を予測することも可能です。
また顧客からの問い合わせ対応に追われているなら、チャットボットの導入を検討してみてください。端的に言えば、自動返信を行うプログラムのこと。高度な問い合わせへの対応は難しいですが、チャットボットで解決できる単純な問い合わせも多いでしょう。
また、チャットボットは機会損失の防止にも一役買ってくれます。会社が休みになる土日・夜間であっても、顧客の疑問をすぐに解決してくれます。
ほかにも、部署や業種にあわせてさまざまなDX化できる余地があります。気になる人は、以下の記事もチェックしてみてくださいね。
まとめ：DX化できる業務はさまざま。まずは組織体制構築が重要
今回は、DX化の事例を4選＋α紹介してきましたが、参考になるものはありましたか？今回紹介した「オフィスDX」はあくまでも一例で、DX化できる業務はまだまだあります。
注意点として、DX化はやみくもに行っても成功しにくいもの。オフィスDXを実現するためには、まずは環境を作ることからはじめましょう。
とくに、リテラシー教育や会社全体の意識醸成が重要です。これはDX推進を阻む最初の壁とも言われており、この壁を打ち破ることが最初のステップになります。このステップを飛ばしてしまうと、DX導入が思うように進まなかったり、従業員がシステムの使い方を理解せず、計画が頓挫してしまったりといった問題が起きる可能性があります。
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