IT化とは？DXとの違いやメリット・失敗しない進め方のポイントを解説！

ほとんどの人が「IT化」と聞いてイメージするものがあるでしょう。しかしIT化の取り組みが「DX」とどのように違うのか？を説明できる人はそう多くないはずです。そこで本記事ではIT化とDXの違いをはじめ、それぞれの言葉の意味と関係性、失敗しないIT化の進め方について解説していきます。自社が置かれている状況を知り、今自社が取り組むべきなのは「IT化」と「DX」どちらなのか？をはっきりさせましょう。

IT化とは？

ITとはInformation Technologyの略語であり、コンピューターとネットワークを使った情報技術を指す言葉です。つまりIT化は「コンピューターとネットワークで従来の情報伝達をアップデートしていく行為」を指しています。

例えば、従来の紙を使ったシフト管理や帳簿管理などが「Excel」などのデジタルデバイスによる管理に置き換わることがIT化となります。またExcel管理していた情報に「相互接続性」を付与する「スプレッドシート」の導入は、更なるIT化の動きとしてイメージしやすいでしょう。

このようにIT化とは、①「従来のアナログ業務をデジタルに置き換える意味」と、②「日々進化するコンピューター・ネットワーク技術を使ってより業務を効率化していく動き」の2つの意味を併せ持っています。

今日のIT化が意味するもの

今日のIT化が意味するものは、「従来のアナログ業務をデジタルに変えていくだけ」ではなく、「日々進化するIT技術にキャッチアップする形でデジタルの業務を効率化していく動き」も指しています。つまりそもそもの動機として「業務効率化」や「コスト削減」があり、紙の業務があればデジタルに移行し、デジタルの業務はより効率化できるシステム・サービスへと移行する、という一連の流れになるのです。

 IT化の具体例

IT化の具体例としてよく挙げられるのが、「情報のデジタル化」と「業務自動化」になります。

情報のデジタル化は、文字通り「紙」で管理していた情報をデジタルデバイスを使って管理する行為を指します。情報をExcelなどのデジタルツールで管理することで、情報の管理が容易になり、情報を必要とした時も手軽にアクセスできるようになります

また業務自動化は「Excelのマクロ処理」や「SaaSツールの打刻システム」等がイメージしやすいでしょう。これまで手動で行われてきた業務が一部自動化されることで、計算処理が容易になったり、日報作成やシフト管理にかかる時間が大幅に削減されたりします。

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IT化の効果

IT化は「業務効率化」や「コスト削減」の目的で推進されます。これまで5人がかりで取り組んできた業務を2人で行い、手の空いた3人は別の業務にリソースを充てるなどの対応が可能になります。

また副次的な効果としてIT化の取り組みにともない発生する「業務の棚卸し」が、社員の働き方や業務に発生している工数を可視化するため、たとえデジタル技術やサービス導入を行わなかったとしても「業務のムダ」に気付ける機会となります。IT化の目的は業務効率化・コスト削減にありますが、IT化のプロセスの中にも業務改善が期待できるのです。

IT化とDX（デジタルトランスフォーメーション）の違いは「目的」にある

IT化の概要を知ったところで、最近よく耳にするDXとの違いはどこにあるのか？が気になった方も多いのではないでしょうか。結論からいうと、IT化とDXの最大の違いは「目的の違い」にあります。

IT化の目的が「業務効率化」と「コスト削減」に重きが置かれるのに対し、DXの目的は「IT技術・デジタル技術を手段として活用し、業界のビジネスモデルや組織文化に変革をもたらすこと」にあります。つまりDXは、IT化よりも広い範囲の改善・改革を視野に入れた施策にあたり、取り組みの目指す場所は「企業活動の変革」になるのです。

したがってIT化の取り組みが部署や部門単位で終始するのに対し、DXは全社的な取り組みを推進する動きが強くなります。DXは取り組みの始まりから目指す成果が異なるため、業務のデジタル化は「目的」ではなく「手段」として位置づけられる特徴があります。

IT化が日本企業にもたらすメリット

IT化とDXの違いについて知った後は、IT化が企業にもたらすメリットを把握しておきましょう。IT化が企業にもたらすメリットは主に以下の4つです。

• 業務効率化
• 業務生産性・利益の向上
• 業務品質の向上
• 人材不足の解消
• 働き方改革の実現
• データドリブン型経営の実現
• DX推進のファーストステップになる

それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

業務効率化

IT化の効果が目に見えて分かるのは、紙ベースのアナログ業務がコンピューターやデジタル空間にて管理された場合です。アナログ業務の問題点は紙資料等の保管場所がすぐに把握できず、欲しい情報を必要とした時に入手できないことにあります。したがって始めは慣れないデジタルの業務も、PCやデジタルデバイスを通じて手軽にアクセスできる状態があれば、徐々に業務効率性は向上します。

業務生産性・利益の向上

IT化による業務効率化は、業務生産性と利益を向上させます。IT化によってデジタル化された業務は、アナログ業務に比べて属人化・ブラックボックス化しにくいため、業務に何らかの問題が発生した場合の修正がしやすく、「業務効率化→業務生産性・利益の向上」という図式に結びつきやすくなります。

業務品質の向上

IT化が企業にもたらすメリットとしてもう1つ挙げられるのが「業務品質の向上」です。IT化によって業務全体におけるデジタル作業の比率が上がるほど、作業1つひとつに対する属人性が下がるため、社員ごとの業務品質のズレ・ムラは無くなっていきます。IT化によって業務内容が標準化されることで、業務品質は向上していきます。

人材不足の解消

社内のIT化が進めば、人材不足の解消につながる可能性も出てきます。業務の効率化や生産性向上により、人員や時間といったリソースに空きができるためです。IT化を進める過程で見つかった「業務のムダ」を取り除いた場合についても、同様の効果が得られるでしょう。

これにより、従来よりも少ない人数で業務をこなせるようになると期待できます。また、空いたリソースをほかの業務にまわすなどの、より積極的な施策も可能になります。

働き方改革の実現

IT化によって情報の管理や共有が容易になることで、テレワークを本格的に導入する企業も増えてきました。従業員が自宅から社内ネットワークに接続し、業務をこなせる環境を整えやすくなったためです。また、リモート会議システムによって、従業員同士が遠隔からでも顔を合わせられるようにすることも可能です。

こうした多様で柔軟な働き方の実現は、政府が推進する「働き方改革」の一環でもあります。社会的責任を果たすという意味でも、日本企業にとってメリットのある取り組みだといえるでしょう。

データドリブン型経営の実現

IT化にともない、データはデジタル化されていきます。社内のさまざまな情報が、デジタル技術によって可視化されるようになるということです。

こうしたデータは現場の業務のみならず、経営判断や事業戦略にも役立つものとなるでしょう。例えば顧客データを分析すれば、その結果にもとづいて、自社サービスの付加価値をさらに向上させるための計画を練ることも可能です。これは、顧客満足度の向上にもつながる効果的な施策のひとつだといえます。

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DX推進のファーストステップになる

IT化はDXの手段の1つと先述しましたが、IT化はDX施策の1つとして位置づけることが可能です。例えば「業界のビジネスモデルを変革する」という大目標があった場合、その大目標を達成するために「改善すべき要素」と「現状の位置」を洗い出す必要があります。その際、業務を行っている現場担当者の「業務棚卸し」によって、業務効率性・生産性を阻害しているアナログ業務があれば「ファーストステップとしてIT化を推進しよう」という逆算も可能となるのです。

IT化における課題とデメリット

IT化が企業にもたらすメリットを確認しましたが、次はIT化における課題とデメリットについて確認しておきましょう。IT化に際して企業が直面する課題と、IT化のデメリットは主に以下の4つになります。

• 投資判断の壁を越えられない
• 情報セキュリティ対策にコストと時間を要する
• 現場担当者がIT化にコミットしない
• 散発的な施策に終わる

IT化が業務効率化や業務品質の向上といったメリットをもたらすのは明白ですが、IT化にはシステム・サービスを利用するための金銭的コストが必要であり、かつアナログ業務の頃とは異なる情報セキュリティ対策が必要になります。

また日々業務で手一杯の現場担当者が「IT化にコミットしない」という問題も往々にして起こるものです。せっかく予算を割いてシステム・サービスを導入しても、現場担当者の理解が得られなければIT化は進みません。IT化を推進する際は、経営層と現場責任者がシステム・サービスの必要性について議論しつつも、現場責任者は「現場担当者の声」を細かく拾うような姿勢が求められます。

投資判断の壁を越えられない

IT化には大小様々な金銭的コストが発生します。そのため既存の業務フローを変え、現場担当者の負担を増やしてまでIT化を進める判断に至れないのが課題となります。この投資判断の壁を越えるには、IT化によって期待できる「時間的コストの削減」や、時間的コスト削減にともなう「人件費の削減」や「利益率の向上」を可視化することが重要です。

情報セキュリティ対策にコストと時間を要する

情報管理を「紙」から「デジタル」へと移行すると、紙の管理とは違った情報セキュリティ対策を実施する必要があります。例えば「情報の改ざん」が起きないように特定情報へのアクセス権を付与したり、ウイルス感染リスクを低減するためにウイルス対策ソフト等を導入したりといった行動が必要です。また移行は段階的に行う必要があり、現場担当者にかかる負担も考慮しながら進める必要があります。

現場担当者がIT化にコミットしない

IT化の取り組みはこれまでアナログ作業で進めてきた業務をデジタルへと移行します。したがって移行作業に前向きな社員もいれば、なるべく関わりたくないと考える社員もいることでしょう。現場担当者がIT化にコミットしない場合、その多くが「現場担当者の負担増大」となります。既存の業務フローに加えて、新たな仕事が増えるのは現場担当者が避けたい事柄の1つといえます。

IT化の推進に際しては、現場責任者クラスの人材が現場担当者と密にコミュニケーションを取り、より負担の少ないIT化の方法を検討していくことが重要です。まずは試験的に数名から取り組みをスタートし、部署や部門全体へとIT化の取り組みを広げていくと良いでしょう。

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散発的な施策に終わる

現場のIT化は成功しても、本来の目的である「業務効率化」や「業務品質の向上」といった目的が果たせないこともあるでしょう。また業務効率化が達成されても、あるIT化の取り組みがゴールになってしまい、継続的な施策としてムーブメントが続かないこともよくある失敗パターンです。

IT化の取り組みはそもそも「業務効率化」といった目的があり、さらに業務効率化は「利益向上」のための1要素として想定されていることも多いでしょう。もしIT化の取り組みが散発的な施策に終わるようであれば、1人ひとりの社員に「IT化の本当の目的」が伝わっていない可能性が高いです。

社内のIT化の進め方

社内のIT化は、具体的にどのようにすれば実現できるのでしょうか。ここでは、IT化を進める際の大まかな手順について説明していきます。

IT化で解決を目指す課題を明確にする

まずは、何を目的としてIT化を推進するのかを明確にする必要があります。そのためには、「どのような課題を解決したいのか」に注目することが大切です。少なくとも、新しいシステムやサービスを導入しただけで満足してしまわないようにしなければなりません。

課題を選定する際には、現場の声に耳を傾けることも重要です。なぜなら、解決が期待される具体的な課題は、業務を遂行する場面のなかに多くみられるためです。現状の業務プロセスをふまえつつ、日頃から問題を感じている点がないかヒアリングしたり、社内アンケートで意見を募ったりするとよいでしょう。

IT化の範囲と順序を決定する

IT化の目的が明確になったら、それにもとづいて実際にIT化すべき範囲を決めていきます。目的をふまえて考えれば、必ずしもすべてをIT化するのがよいとは限らないことがわかるでしょう。

このとき、優先度と難易度についてもあわせて考慮しながら、施策の順序について検討することが大切です。

• 優先度：業務効率化やコスト削減について、大きな効果が期待できるものほど優先すべき施策だといえる
• 難易度：長い期間や大きなコストがかかるものほど、実現するのが難しい施策だといえる

効果が期待でき、かつ実現性の高い施策から実行していけば、IT化そのものへのモチベーションも維持しやすくなります。

IT化の実現手段を選択する

IT化の範囲と施策の順序が決まったら、それらを実現可能な手段について検討します。既存のクラウドサービスや市販システムが活用できそうだというケースもあるでしょう。その場合は、ITシステムを自社開発するのに比べてイニシャルコストを低く抑えやすくなります。

ただし、いくらコストを低くできても、具体的な業務内容や組織の風土にフィットする手段でなければ高い効果は期待できません。とくに自社製品の価値を左右するような重要な業務に関わる施策では、ITシステムの内製化も視野に入れながら、どのような手段を用いるのが最適か検討すべきでしょう。

現場の理解と協力を得てIT化を開始する

IT化を実行に移せば、業務の進め方に少なからず変化をもたらすことになります。スムーズにITの導入を進め、かつ期待した効果を得るには、現場における理解と協力が欠かせません。

十分な協力を得られるようにするためにも、IT化の目的について社内で事前に説明し、どのような課題が解決される見込みなのかを理解してもらう必要があるでしょう。また、従来の業務フローと比べて何が変更となるのかについても具体的に示し、あらためて意見があれば取り入れていく姿勢を示すことも大切です。

IT化で失敗しない進め方のポイント

IT化の取り組みは大きく分けて「金銭的コスト」と「現場担当者の負担増大」という2つの課題を乗り越える必要があります。ここからはIT化で失敗しないために、進め方のポイントを4つ紹介していきます。

• 業務の棚卸しを行う
• 段階的に実施する
• 全社員のDXリテラシーを揃える
• DXの文脈に「IT化」を位置づけて施策を実行する

それぞれ詳しく解説します。

業務の棚卸しを行う

IT化の取り組みを失敗させないために、まず「業務の棚卸し」を行う必要があります。各業務を行っている社員が「どのような仕事にどれだけの時間を費やしているのか」を確認することで、「非効率な働き方」や「業務品質のムラ」などが見えてきます。

その後、システムやサービスを導入せずに業務効率化が可能な案を現場担当者からヒアリングし、部署や部門全体へと共有できる「マニュアル作成」へと展開していきます。まずは現場で業務を行う社員で「システムやサービスを導入しなくても効率化できる方法がないか」を探し、共有する取り組みが必要でしょう。

これら一連の流れを経て、さらなる業務効率化・業務品質の向上としてのIT化が案として浮上してきます。後述するように、DXの目的から逆算して現場の働き方を変えていく思考がポイントとなりますが、実際は竜巻が発生する時のように、「現場の取り組み」と「経営層の投資判断」が絡み合う形で取り組みは大きく前進します。

段階的に実施する

新たなシステムやツールを導入した際、それらを使いこなせるようになるまでには、ある程度の時間がかかるのが通常です。使い方のトレーニングのほか、セキュリティに関する教育が必要となるケースも出てくるでしょう。現場からの反発を少なくするためにも、ITの導入は急ぎすぎず、関係者の負担が大きくならないように配慮しながら進めるのがよいといえます。

社内ツールを自社開発するような場合も、段階的なリリースについて検討してみましょう。リリースごとにフィードバックをもらいながら改善を重ねていくことで、現場の声を取り入れた効果的なツールを実現しやすくなります。

全社員のDXリテラシーを揃える

IT化の取り組みを成功させるには、社員それぞれのモチベーションを上げ、それを維持させる工夫が必要です。いくら現場の社員に「業務効率化が大切」と伝えても、社員1人ひとりに当事者意識が芽生えなければIT化の取り組みが加速することはないでしょう。

「社員それぞれがモチベーションとしているものが何か」を見出すことも重要ですが、業界全体における自社の位置を知り、競合優位性について社員全員で考える機会があると当事者意識が芽生えることがあります。その1つの方法として全社員のDXリテラシーを揃えるイベントを行うことが、IT化の取り組みを加速させるきっかけになるかもしれません。

DXの文脈に「IT化」を位置づけて施策を実行する

DXの文脈に位置づけて実施することで、手段としてのIT化を成功させることができます。DXの取り組みは「社内」の変革に留まらず、「社外」へと取り組みが波及・発展していくことが目標です。したがって施策実施直後から高い熱量で取り組むことが可能となり、結果としてIT化の取り組みがいつの間にか成功しているケースがあります。

実際の現場では様々な課題やトラブルを抱えつつも、DXという大目標が社員を動かす原動力となる場合が多いのです。ただし自社で構想するDXの大目標が、社員全員へとスムーズに浸透していくとは限らないため、DXリテラシーを揃えるための取り組み・ワークショップ等が必要になります。

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【結論】IT化はDXの手段として捉えると成功する

自社のIT化を成功させるには、IT化をその施策単体としてではなく、様々な業務・部署を巻き込むDXの文脈に位置づけることが重要です。社員全員が同じ目線で自社のDXを認識し、IT化の取り組みを加速させるには「DXリテラシーを揃える」ことがファーストステップとなります。

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